С 1 октября 2026 года изменились правила приема электронных документов в налоговую. Налоговая декларация, которая подписана без подтвержденных полномочий, не будет принята. Нюансы разъяснили в ИМНС г. Минска.
Представители организации и их полномочия
Если у сотрудника организации есть ЭЦП, это не значит, что он может подписать документ.
Важно: если электронный документ подписан человеком, который не является законным или уполномоченным представителем, его просто не примут. Полномочия представителя должны быть подтверждены документально.
Декларацию могут подписать представители на основании:
- директор организации — как законный представитель;
- бухгалтер — если есть соответствующие полномочия/доверенность;
- налоговый консультант — при наличии договора.
Информирование налоговой о полномочиях
Если декларацию подписывает не директор, а бухгалтер или другой представитель, его полномочия должны быть подтверждены документами.
Если оформлена доверенность, об этом нужно сообщить в налоговую.
Директор, главный бухгалтер и ЭЦП
Директор — законный представитель компании. Если директор подписывает декларацию своей ЭЦП, то отдельная доверенность ему не нужна.
Главбух не обязан иметь ЭЦП, если документы всегда подписывает директор.
Но если подписывает главбух, то нужна его собственная ЭЦП и подтвержденные полномочия (доверенность).
Бухгалтерия на аутсорсинге
Договор на бухгалтерское обслуживание — это еще не доверенность.
Вместе с передачей бухгалтерии нельзя передать свою электронную подпись.
Допустимые ситуации:
- аутсорсер подготовил декларацию и директор подписал своей ЭЦП;
- аутсорсер является уполномоченным представителем, у него есть подтвержденные полномочия (доверенность) и он подписывает декларацию своей ЭЦП.
Поэтому организациям и ИП, которые передают бухгалтерский или налоговый учет на аутсорсинг, стоит заранее проверить, кто именно подписывает электронные документы, на каком основании действует представитель и подтверждены ли его полномочия в налоговом органе.
